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秘書に必要とされる資質
問題!
•
問題点 現状 解決策
D
・確認「優先順位はいかがいたしましょうか」
「私の間違いかと思うのですが・・・」
報告が終わりました。」「間に合わないです。」
相談「~となっていますが、確認します。」
面会予約、予定変更はど
※私的なことも範疇
私は知る立場に
ございません。」
How
どういたしましょうか」
上司の意思決定
指示!
上司の快適さが大事
正確
正
・SWZH Citosamuch
・日時、場所
・国有名詞
・特徴・関係
名前・会社・部署 コスト
素早く
・かかる
最短豆
ミスなく
情報収集/復唱・疑問解消承認時間 時間 腕時計
自己啓発
政経済
・社会・会社
小業務関連
・上司の興味
エイスキル
清潔感
身だしなみ・機能性
感情
・雰囲気、TPO
・寄り添う・調和
・鎮める・安定感
健康・食事・運動
・睡眠・休憩
機密保持
会社のこと
上司のこと
表現力
正確
・適切
・敬語
社内外との交流
・誠実・礼儀
・実大・協調
・明朗
ストレス解消
仕事に支障がないように

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秘書の職務知識
・上司(代理)
・秘書課長 ライン業務
上司の意思決定
決議書・回覧
「非定型業務・シュミレーションしておく
予定表の記入、指示による変
「少々お待ちくださいませ。
ただいま確認してまいります。」
所、恐れ入りますが」
・急な出張
既存予定の確認
●相手先に延期のお願い
上司の指示で出張準備
案内、お茶・お菓子、取況見送り スタッフ業務
関係先への連絡・確認
1社内外文書(税も)
作成、校正、発送、整理
保保管、コピー、FAX、印刷
冠婚葬祭・慶・中・
身の回りの世話
・お茶昼食の手配
・定期検診の予約
・たばこ、常備薬
・専属秘書
秘書課(室)
美務科書
経理業務
交通費・交書の精算
接待交際費の管理、起
・上司の保険金税金納付
上級手
★独断専行
プロジェクト科書(ブレーン)
※お礼についても上司に報告
「させていただいただけ」の謙虚さ
必要なら同僚に
手伝ってもらう許可を
とる
予想不能の事態 ※社には秘密
ケガ 千代理秘書課長
軽い重い かかりの
1
・予定外の自身の出張、残業
・理髪店の予約
出張中の回覧 ・主治医のTEL.
保険証 NO./
10)を変える
・上司の事故、急病
仕事を優先
外出・出張
・新人指導
・配置転換による引き継ぎ
→マニュアルフォーマットによる
共・効率化
宿の予約切手配
訪問先への連絡、仮払金
出発準備 出張中、
旅 へ出張後の
処理
自宅へ沢伝達
運転手に顧問弁護士
任せる への相談
送迎
車の手配
OA機器の活用 庄境整備
空き時間の利用 机上照明
会場準備
会場手配
・書類の
執務室 温度
出者への
ファイリング
応接室換気
開催案内発送
・新聞の切り抜き、災害対策、防音
設営、片付け
・上司不在時の訃報
①総務、秘書課に連絡
②通夜
時間と場所を把握
③上司への説明
④関連部署へ連絡
⑤すぐ行けるよう
香典の準備
式の
受付
書棚の整理
・社史、規則、針などに
目を通しておく