ページ1:

JOYKO
sistem
Deargumpanay
surat
Sistern abjad
•
Sistem abjad (alphabetical filling system)
• Sistem abjad adalah sistem penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang disu-
-sun berdasarkan pengelompokan nama/
orang Ibadan (organisasi sesual abjad.
• Sistem ini juga sederhana dan mudah kar-
- ena pada umumnya orang mempunya-
-i kecendrungan lebih mudah mengi -
-ngat nama daripada angka.
Alasan memluh sistem ini
• Nama mudah diingat oleh siapapun
Petugas menginginkan agar dokum-
- en disimpan dengan nama yg sama.
• Dokumen sering dicari dan diminta
melalui nama.
.
Jumlah langganan yg berkomunikasi
banyak.
keuntungan sistem abjad
• Dokumen yang berasal dari satu nama
yang sama akan berkelompok mnja
.
.
satu.
surat masuk dan keluar disimpan
bersebelahan dalam satu map.
Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
•Mudah diterapkan
kerugian sistem abjad
kode pada surat menggunakan nama
belakang sehingga ketika mencari nama
dokumen seseorang, petugas arsip
harus mengetahui nama belakang
orang tersebut.
Surat yg berhubungan satu sama lain,
tetapi memilki nama pengirim yang
berbeda, akan disimpan tempat yg
terpisah.
•Harus menggunakan peraturan meng-
-Indeks
•
Banyak orang yg memilki nama yang
sama, semingga petugas arsip harus lebih
teliti.
Peraturan mengindeks
Indeks diartikan sebagai sarana penemu
-an kembau arsip dengan cara mengiden.
tifikasi naskah ( berkas melalui penun-
-jukkan suatu tanda pengenal. Atau
Indeks tersebut dikenal sbg tanda pe-
-ngenal arsip.
Daftar klasifikasi abjad
•Nama terdiri atas beberapa macam :
-Nama perorangan
27. Nama perusahaan
5). Instansi pemerintah.
4). Nama organisasi dan penghimpunan
Lister Subjek
Sistem subjek (subjectical filling system)
• sistem subjek adalah sistem penyimpa-
-nan dan penemuan kembali arsip yg
disusun berdasarkan pengelompokan
nama masalah / subjek pd isi surat.
Daftar klasifikasi subjek
Daftar yg berisi mengenal pengelompokan
arsip berdasarkan masalah & secara sts-
-tematis dan loors, serta disusan berjen-
-jang dengan tanda = khusus yang ber
Fungsi sbg kode.
Tujuan pembuatan sistem subjek
Agar istilan yg digunakan untk penge
lompokan dokumen dpt dibuat tetap.
dan seragam.

ページ2:

•
• semua arsip yg bersubjek sama akan berkum. •Sistem wilayah adalah sistem penyim
•
.
-pul ditempat yg sama, sedangkan arsip yg.
subjeknya saung berkartan akan allaku-
-kan berdekatan.
Mengusahakan agar arsip dpt ditemukan
kembali dan dikembaukan ketempat
semula secara mudah. cepat dan tepat.
Dalam menyusun daftar klasifikasi
subjek, masalah ³ yg ada di pagi majd
beberapa tingkatan, yaitu:
"
Tingkat I : Masalah utama (masalah.
lebih luas)
• Tingkat σ = submasalah (masalah yang
lebih kecil dari masalah utama)
Tingkat : sub-submasalah (masalah
yg lebih kecil dari submasalah)
Sistern tanggal
Sistem tanggal Cchronological filling system)
• sistem tanggal adalah sistem penyimpanan
dan penemuan Rembau arsip yg disusun
berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal
arsip tersebut.
keunggulan sistem tanggal
• Sistemnya sederhana karena urutan tang-
-gal sudah jelas past.
cocok digunakan untuk arsip yg berkai-
-tan dengan bidang keuangan.
• Muaan diterapkan
kelemahan sistem tanggal
-orang cenderung tidak mudan ingat
tanggal arbandingkan nama dan ma-
-salah sehingga dapat menyu utkan
dalam pencarian arsip .
• kurang cocok diterapkan di perusaha-
-an besar yg volume suratnya banyak.
Daftar klasifikasi tanggal
• tahun (tanggal utama) sbg kode laci
• Bulan (subtanggal) sbg kode guide
tanggal Club-subtanggal) sbg hanging
Listern wilayah
Sistem wilayan (geographical filling system)
panan dan penemuan kembali arsip
yg disusun berdasarkan pengelom
pokkan menurut nama tempat.
Keunggulan sistem wilayah.
2
• Apabila letak wilayah diketahui,
surat akan mudah dicari
• Cocok digunakan untk perusahaan
yg mempunyal cabang perwakilan
di daerah lain.
kelemanan sistem wilayan
• Terkadang penuusan alamat di dim
surat tak lengkap.
· Perlu adanya pemetaan wilayah
.
paftar klasifikasi wilayah
1). Menurut nama negara
(2). Menurut nama wilayah administrasi
negara
Sistem nomor
Sistem nomor (numerical filling system).
• Sistem ini adalah sistem yg disusun.
dengan menggunakan kode nomor
atau angka.dan digunakan di ber
bagai kantor ( instans).
Keunggulan system nomor:
• cocok digunakan segala macam surat/
•
dokumen
keranasraan surat lebih terjamin,
karena tak semua orng panam sistem.
Ini.
kelemahan sistem nomor:
•Harus menggunakan daftar klasifikasi
nomor karna sulit untk diingat.
"
·waktu yg diperlukal lebih lama untk
menemukan arsip karena harus me-
•undt dahulu daftar klasifikasi.
-